CHORUS PRO

LA GESTION EBP ET CHORUS

Chorus Portail Pro (CPP 2017) remplace l’outil Chorus Factures qui avait été lancé le 1er janvier 2012 pour répondre à l’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures dématérialisées émises par ses fournisseurs à compter du 1er janvier 2012 par la loi de modernisation de l’économie dite LME du 4 août 2008.

La comptabilité publique à la conquête de la dématérialisation avec Chorus Pro

Chorus Portail Pro 2017 est une solution mutualisée dédié à la facturation, permettant à toute structure publique d’émettre et de réceptionner gratuitement ses factures par voie électronique.

Ce portail a vu le jour suite à l’ ordonnance du 26 juin 2014 qui vise à rendre la facturation électronique obligatoire pour les fournisseurs de l’état, des collectivités territoriales et des établissements publics d’ici 2020.

L’objectif est de simplifier la vie de plus d’un million d’entreprises et de moderniser les administrations publiques. Le développement de la facturation électronique permettra également aux entreprises d’alléger leur charge administrative et de se concentrer sur le coeur de leur activité afin de gagner en compétitivité.

Chorus Pro, qui est concerné ?
Sont concernés, d’une part, l’Etat, les établissements publics nationaux (EPN) tels que le CNRS, Pôle Emploi, CCI…., les établissements Publics Locaux et de santé ainsi que les collectivités territoriales et leurs groupements (villes, métropoles, conseils…).

Et d’autre part, tous leurs fournisseurs, que sont les titulaires de contrats, les sous-traitants admis au paiement direct, ainsi que les collectivités territoriales et leurs établissements publics.

Le projet va se déployer par étape en fonction du nombre de salariés mais aussi du chiffre d’affaire réalisé par les sociétés concernées.

Ainsi l’utilisation de Chorus Portail devient obligatoire :

• Le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises y compris leurs filiales et entités de plus de 5 000 salariés et CA > 1.5 milliards €
• Le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5000 salariés) et CA < 1,5 milliards €
• le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) et CA < 50 millions €
• Le 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés) et CA < 2 millions €

Chorus Pro, comment ça marche ?
Avant tout, la dématérialisation des factures, qu’est-ce que c’est ?
Dématérialiser une facture consiste à remplacer la facture papier par une facture électronique. Ainsi la facture est créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique et non plus papier.

Elle peut être enregistrée sous plusieurs formats : EDI , PDF ou un mixte XML-PDF.

Afin de s’adapter au maximum de cas, Chorus Pro propose 3 modes d’accès différents pour émettre ou recevoir des factures via le portail :

Mode EDI qui correspond au mode le plus poussé en terme d’intégration et d’automatisation puisque tous les échanges se font en raccordement direct ou via un opérateur de dématérialisation.
Mode service qui permet d’accéder aux fonctionnalités du portail directement depuis le système d’information du fournisseur par appel d’API
Mode portail qui consiste à télécharger ou saisir manuellement les factures depuis le portail.

Chorus pro, le nouveau portail Internet de dématérialisation des factures adressées aux entités publiques. CHORUS PRO, c’est le nouveau portail public de l’état sur lequel transiteront progressivement l’ensemble des factures à destination du service public.

Facture électronique : où en êtes vous ?

Facture électronique : où en êtes vous ?

La transition numérique est en marche et le gouvernement mène la danse des réformes. Depuis le 1er janvier 2020, 100% des factures à destination des acteurs du secteur public doivent être numériques. Quels sont les critères d’une facture électronique ? Quels avantages pour les entreprise ? On vous éclaire sur ce nouveau mode de facturation. Concrètement, c’est une facture créée, envoyée et reçue sous forme numérique. Jusque-là, c’est évident et logique. Pour être légalement valide, elle doit respecter 4 règles d’or :

• Garantir l’identité de l’émetteur,
• Garantir l’intégrité de la facture (impossible de la modifier),
• Garantir la lisibilité du document par son destinataire,
• Contenir les mêmes mentions légales qu’une version papier (date d’émission, numéro, identité des 2 parties…).

Pour être sûr que votre facture électronique réponde à ces critères, plusieurs options s’offrent à vous :

• L’utilisation d’une signature électronique via un certificat qualifié,
• La mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée (Piste d’Audit Fiable),
• La mise en place d’une norme acceptée par les deux parties pour l’automatisation du traitement de la facture. En un mot, s’accorder en amont sur l’outil utilisé : par exemple un logiciel de gestion intégrée ou un fichier PDF.

Ces quelques points à respecter sont simples et rapides à mettre en place en s’équipant correctement.

La facture électronique et moi, ça donne quoi ?

L’ordonnance du 26 juin 2014 a instauré l’obligation progressive de dématérialisation pour la facturation des structures publiques. Aujourd’hui déployée pour toutes les sociétés françaises, elle s’est déroulée selon un calendrier défini en fonction de l’effectif de l’entreprise.

Par exemple, vous êtes une entreprise de 5 salariés dans le secteur du BTP et vous avez réalisé la rénovation d’un bâtiment public de la ville de Rambouillet.

Depuis le 1^er janvier 2020, vous êtes dans l’obligation d’émettre votre facture au format électronique et de la transmettre sur le portail Chorus Pro. Développé par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État), il permet le dépôt, la transmission et le suivi de vos factures électroniques auprès des établissements publics. Et en prime, il est mis gratuitement à disposition des fournisseurs et accepte un grand nombre de formats de factures (PDF signé ou non, XML structuré ou mixte,…).

Sans le respect de cette réglementation, vous ne serez pas réglé pour votre prestation.

Alors, comment faire ?

Créez votre compte sur le portail Chorus Pro.
2. Déposez votre facture sur le portail en respectant les formats acceptés
3. Suivez le traitement de votre facture et son paiement

Le + : pensez à vous équiper d’un logiciel de gestion, vous gagnerez du temps et ces trois étapes seront simplifiées, automatisées.

L’ensemble des entreprises et secteurs d’activités sont concernés ! En voici quelques exemples :

• La réfection des peintures d’un hôtel de ville
• L’entretien des espaces verts d’une commune
• Une intervention de dépannage électrique dans une école
• L’approvisionnement de tous les ordinateurs d’un centre hospitalier
• L’édition de documents en vue d’une élection (flyer, bulletins de votes, etc.)

Et les avantages, pour moi PME, on en parle ?

La facture électronique étant obligatoire, autant profiter des avantages qu’elle vous offre. Et oui, obligation légale ne veut pas forcément dire contraintes !

• Réduisez vos coûts administratifs de 50% à 70% par rapport au traitement papier :

-Suppression des manipulations de documents papier,

-Diminution du temps de traitement,

-Suppression des coûts d’impression, d’envoi postal, de stockage.

• Diminuez votre empreinte carbone
• Optimisez le suivi et l’accès à l’information : traçabilité, sécurisation
• Automatisez et rationalisez vos processus : meilleure fluidité dans les échanges

Précisons également que l’utilisation d’un logiciel de gestion renforce ces avantages dans votre quotidien.

Les gains sont multiples : coûts, productivité, environnement, temps, sécurité, etc. Désormais, vous n’avez plus aucune excuse. Passez à la facture électronique, votre entreprise vous remerciera !

Le non-respect : pas de sanctions, mais …

Bonne nouvelle : pour vos clients du service public, vous ne risquerez pas de grosse amende si vous n’utilisez pas de facture électronique. En revanche, il sera plus compliqué de vous faire payer par ces derniers, ce qui peut vite mettre en péril la pérennité de votre entreprise.
D’ailleurs, saviez-vous que le montant de trésorerie lié aux retards de paiement représente près de 12 milliards d’euros ? C’est colossal ! Donc, ne vous tirez pas une balle dans le pied.
Vous savez tout maintenant. Et vous l’aurez bien compris : passer à la facture électronique facilitera et sécurisera le paiement de vos factures ainsi que la gestion de votre trésorerie !